Whistleblowing-menettely Fodelia Oyj:ssä ja sen tytäryhtiöissä
Fodelia Oyj ja sen tytäryhtiöt toimivat lakeja, yhtiön arvoja ja eettisesti kestävän toiminnan periaatteita noudattaen. Fodelialle on tärkeää edistää läpinäkyvyyttä ja avoimuuden ilmapiiriä. Yhtiö haluaa nostaa ongelmat esille ja puuttua niihin tehokkaasti. Siksi on tärkeää, että jokainen ilmoittaa epäilemästään mahdollisesta väärinkäytöksestä, joka ei ole lain tai hyvän liiketavan periaatteiden mukaista toimintaa. Näin yhtiöllä on mahdollisuus estää, ennaltaehkäistä tai oikaista väärinkäytöksiä sekä kehittää riskienhallintaansa ja eettistä organisaatiokulttuuriaan.
Miten ilmoitus tulee tehdä?
Whistleblowing-kanava on tiedonantokanava, jonka kautta kaikki organisaation jäsenet ja ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa väärinkäytösepäilyistään epäillessään toimintaa, joka ei ole lain, yhtiön toimintaperiaatteiden, arvojen tai hyvän liiketavan periaatteiden mukaista.
Ensisijaisesti yhtiö rohkaisee henkilöstöä ottamaan yhteyttä esimieheen. Jos raportoijasta tuntuu, ettei hän voi kertoa tietojaan avoimesti, hänellä on mahdollisuus kertoa huolistaan myös nimettömänä.
Käytettävissä on erilaisia ilmoitustapoja:
- Vaihtoehto 1: Ilmoita organisaatiosi sisällä omalle esimiehellesi tai muulle esimiehelle
- Vaihtoehto 2. Ilmoita yrityksen whistleblowing-vastaavalle:
Kati Kokkonen, Fodelia Oyj:n talousjohtaja, kati.kokkonen@fodelia.fi - Vaihtoehto 3. Nimetön ilmoitus postitse
Luottamuksellinen/Kati Kokkonen, Tuotetie 1, 92930 Pyhäntä
Kaikki ilmoitukset tulee tehdä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä. Whistleblowing-ilmoituspalvelun väärinkäyttö eli väärän tai ilkeämielisen tiedon tahallinen ilmoittaminen on vakava rikkomus, joka voi johtaa jatkotoimenpiteisiin. Raportoijalla ei kuitenkaan tarvitse olla vankkoja todisteita väärinkäytöksestä ennen epäilystä ilmoittamista. Jos raportoija toimii vilpittömin mielin, ei ole merkitystä, erehtyykö hän epäilyssään.
Tutkimusprosessi
Kaikki whistleblowing-tapaukset käsitellään luottamuksellisesti. Jokaista tiedon saanutta sitoo salassapitosopimus.
Ilmoituksen tutkimukseen ei osallistu henkilö, jota epäily koskee tai jolla on yhteyksiä siihen. Mikäli Whistleblowing-ilmoitus koskee talousjohtajaa tai muuta whistleblowing-tiimin jäsentä, hänen tulee viipymättä jäävätä itsensä tutkinnasta. Tämän jälkeen hallitus nimittää toisen henkilön kyseisen Whistleblowing-ilmoituksen tutkintaan ja tutkinnan tulosten raportointiin.
Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti. Ilmoituksen saatuaan whistleblowing-vastaava arvioi, minkälaisia toimenpiteitä ilmoitus edellyttää. Ilmoitus otetaan käsittelyyn, jos se kuuluu whistleblowing-menettelyn mukaisiin ilmoitettaviin asioihin, ilmoitus on tehty vilpittömässä mielessä ja saatavissa on riittävästi tietoa lisätutkimuksia varten.
Kaikista käsittelyyn otetuista ilmoituksista tehdään perusteellinen tutkimus. Whistleblowing- vastaava valmistelee kaikista ilmoituksista kirjallisen esityslistan, joka toimitetaan hallituksen käsiteltäväksi.
Jos tutkinnassa tai tutkimustulosten analysoinnissa on tarkoituksenmukaista käyttää ulkopuolisia neuvonantajia tai asiantuntijoita yhtiö voi delegoida tutkimusvastuun myös yhtiön ulkopuolisille asiantuntijoille.
Raportoijan suojelu
Jokaisen, niin yhtiön työntekijän kuin esimerkiksi työnhakijan ja yhteistyökumppanin, tulee voida ilmoittaa havainnoistaan luottamuksellisesti. Yhtiö huolehtii siitä, ettei kenellekään, joka ilmoittaa lain tai hyvän liiketavan vastaisista toimista, aiheudu kielteisiä seuraamuksia, kuten syrjintää tai kostotoimenpiteitä.
Raportoijalle tiedotetaan tutkimuksen tuloksista. Samalla huomioidaan kuitenkin niiden henkilöiden yksityisyys, joita vastaan väitteet on esitetty sekä muut luottamuksellisuuteen liittyvät seikat. Jos kyse on rikosasiasta, raportoijan henkilöllisyys voidaan joutua paljastamaan oikeudenkäyntien yhteydessä. Asianosaisilla on oikeus tutustua heitä itseään koskeviin tietoihin ja vaatia tarkistuksia, jos tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita.
Kaikki whistleblowing-ilmoituksissa olevat henkilökohtaiset tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tutkimus- ja täytäntöönpanotarkoituksiin. Tiedot poistetaan viimeistään viiden vuoden kuluttua ilmoituksen tekemisestä, jollei tietojen säilyttäminen ole tarpeen asian käsittelyn, osapuolten suojelemisen tai muun vastaavan syyn vuoksi.